เทคโนโลยีอันเหนือชั้นของไอบีเอ็ม ช่วยรัฐบาลอียิปต์จัดทำหอจดหมายเหตุรูปแบบดิจิตอลที่ใหญ่ที่สุดในโลก ครอบคลุมประวัติศาสตร์หลายพันปีของอียิปต์และชนชาติอาหรับ

ดร. อาห์เหม็ด นาซีฟ นายกรัฐมนตรีของประเทศอียิปต์ เปิดตัวโครงการระดับชาติที่จัดทำเอกสารดิจิตอลขนาดใหญ่ที่สุดในโลกให้แก่หอจดหมายเหตุแห่งชาติของอียิปต์ (National Archives of Egypt – NAE) ด้วยการสนับสนุนจากเทคโนโลยีและโซลูชันระดับโลกจากไอบีเอ็ม

โครงการดังกล่าวมีจุดมุ่งหมายเพื่ออนุรักษ์มรดกอันทรงคุณค่าที่เก็บไว้ในหอจดหมายเหตุแห่งชาติของอียิปต์ และนับเป็นหนึ่งในโครงการจัดทำหอจดหมายเหตุรูปแบบดิจิตอลที่ใหญ่ที่สุดในโลก โดยครอบคลุมเอกสารและบันทึกต่างๆ ที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ของอารยธรรมอียิปต์โบราณและชนชาติอาหรับกว่า 25 ล้านรายการ รวมถึงเอกสารกว่า 90 ล้านชุด

โครงการนี้เป็นผลมาจากความร่วมมือระหว่างกระทรวงวัฒนธรรม โดยหอสมุดและหอจดหมายเหตุแห่งชาติของอียิปต์เป็นผู้ดำเนินการ และกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร โดยมีศูนย์เอกสารด้านวัฒนธรรมและมรดกแห่งชาติเป็นตัวแทนการดำเนินการ

นอกจากนี้ ไอบีเอ็มยังให้ความช่วยเหลือในการสร้างเว็บไซต์อย่างเป็นทางการสำหรับหอจดหมายเหตุแห่งชาติของอียิปต์ ซึ่งรองรับการเข้าถึงจดหมายเหตุต่างๆ ผ่านทางระบบออนไลน์ โดยจดหมายเหตุเหล่านี้ส่วนใหญ่เป็นภาษาอาหรับ เว็บไซต์ดังกล่าวซึ่งประกอบด้วยเครื่องมือค้นหาหรือเสิร์ชเอนจิ้น (Search Engine) ที่ทรงพลัง ได้รับการออกแบบเป็นพิเศษเพื่อใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการเข้าถึงแหล่งข้อมูลทางการศึกษาสำหรับนักประวัติศาสตร์และนักวิจัยทั่วโลก นอกจากนั้นแล้ว เว็บไซต์ดังกล่าวยังมีข้อมูลมากมายเกี่ยวกับการสัมมนาต่าง ๆ ที่หอจดหมายเหตุแห่งชาติของอียิปต์จัดขึ้นอีกด้วย

นอกจากนี้ โครงการดังกล่าวยังสนับสนุนการเข้าใช้ห้องวิจัยของหอจดหมายเหตุแห่งชาติของอียิปต์ ซึ่งตั้งอยู่ที่กรุงไคโร ในอดีต ห้องวิจัยแห่งนี้ต้องพึ่งพากระบวนการที่ใช้เอกสารในรูปแบบของกระดาษเป็นหลักสำหรับการจัดทำดัชนีและการยืมเอกสารจดหมายเหตุ แต่ห้องวิจัยที่เพิ่งผ่านการปรับปรุงขึ้นใหม่นี้ มีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์ 56 เครื่องมาใช้งาน ซึ่งช่วยให้นักวิจัยสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลผ่านทางระบบออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพดีและรวดเร็วยิ่งขึ้น นอกจากนั้น ขั้นตอนในการเข้าถึงฐานข้อมูลต่าง ๆ ยังมีการปรับปรุงให้เป็นระบบอัตโนมัติมากขึ้น เปิดโอกาสให้เจ้าหน้าที่ของหอจดหมายเหตุแห่งชาติสามารถค้นหาเอกสารและแฟ้มต่างๆ ได้ง่ายขึ้นด้วยเวลาไม่ถึง 10 นาที แทนที่ต้องใช้เวลาหนึ่งวันเต็มๆ กับกิจกรรมดังกล่าว เช่นในอดีต

ในส่วนของการทำงานในโครงการดังกล่าว ไอบีเอ็มต้องเผชิญกับความท้าทายต่าง ๆ มากมาย เช่น:

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีเพื่อแปลงเอกสารเก่าแก่โบราณและมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ให้เป็นรูปแบบดิจิตอล รวมทั้งการจัดทำดัชนีสำหรับแฟ้มเอกสารต่างๆ นอกจากนั้นแล้ว เจ้าหน้าที่ของหอจดหมายเหตุฯ ต้องผ่านการฝึกอบรมในด้านการดึงคำอธิบายข้อมูลหรือเมตาดาต้า (Metadata) สำคัญๆ จากเอกสาร เช่น ชื่อเรื่อง หัวข้อ คำหลัก ผู้เขียน และวันที่ เป็นต้น โดยข้อมูลดังกล่าวจะถูกบันทึกไว้โดยใช้เทคโนโลยีเสียงดิจิตอล ก่อนที่จะถูกแปลงเป็นข้อความเพื่อเพิ่มความสะดวกในการจัดทำดัชนีและการค้นหาทางระบบออนไลน์

การสร้างห้องปฏิบัติการสำหรับการสแกนเอกสารดิจิตอลภายในหอจดหมายเหตุฯ ซึ่งได้รับการออกแบบเป็นพิเศษเพื่อให้สามารถสแกนเอกสารที่มีความละเอียดสูง 10 ล้านชุดให้เสร็จภายในระยะเวลา 5 ปี โดยใช้แอพพลิเคชั่นและเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นเป็นพิเศษโดยไอบีเอ็มเพื่อโครงการนี้โดยเฉพาะ

การรักษาความปลอดภัยและความสมบูรณ์ของเอกสารทางประวัติศาสตร์ เพื่อป้องกันการคัดลอกและบิดเบือน ด้วยการใช้เทคโนโลยีลายน้ำแบบดิจิตอล (digital watermark technology)